共享工作

通過靈活的辦公解決方案來降低你的業務風險

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在過去十年來,共享工作行業在全球迅速崛起。然而共享工作空間最初被認定為照顧初創和一些孤立無援的公司。但在過去數年之間,我們可以看到很多中小企和大型公司搬進靈活的辦公空間,甚至是一些十分具影響力的公司,例如微軟Facebook。因此,我們必須清楚知道,為什麼不同規模的公司也會認為共享工作空間比起傳統的租約辦公室更為一個可行的方案?

為了理解這一點,我們必須審視這些公司在作出決定時的主要考慮因素:如何降低近期和長期的風險,如何利用降低成本的機會,以及如何通過員工的文化改變和建立人脈的機會來增添新的工作模式。

通過靈活性降低風險

宏觀的經濟條件和政治事件是主導商業風險的重要因素。從營運的角度來看,辦公室的租金和勞動力是營運公司最主要的成本,尤其香港是世界上租金成本其中一個最高的地方。傳統辦公室租約繁複,典型租約期為3至8年。除非合約中加入違規條款,否則公司在整個協議期間都要受合約規限。取消租約的代價通常都很昂貴,而且公司的現金流和利潤亦會造成很大的影響。在業主不允許取消租約的情況下,公司需要決定他們不再使用的空間的會計準備,並且可能需要對於從未使用過的固定資產採取額外的會計準備,或者接受在多個地方工作。

傳統辦公室辦公室租約繁複,典型租約期為3至8年。而共享工作空間提供較短的租約期,通常少於一年,或更短至一個月,為企業提供了更大程度的靈活性。

相比之下,共享工作空間提供較短的租約期,通常為少於一年,甚至更短至一個月,以協助企業管理其房地產風險。若果企業迅速增長,公司可根據其需要,簡單地租用更多的空間,而不需把員工分派到不同的地方工作。同樣地,這種靈活性令公司能夠輕易地適應和迎合不斷改變的目標,有系統的經濟和政治改變。

機會成本

在財務風險的日常開支上,共享工作亦提供了一些優勢。傳統的辦公室為了滿足公司的需求,他們經常需要定期翻新。而這些需求令到他們需要銀行擔保和存款,這些都是長遠租約成本中的一大開支。而這些資源皆可以投資在公司的其他方面,令到公司壯大其發展。

在同樣的思考模式下,時間亦是另一種資源:因為彈性的辦公空間早已配備好,能夠立即使用,因此公司能夠節省這些時間,而這些時間亦能投放在其他工作上。

事實上,還有很多與傳統辦公室相關的隱藏成本總是被我們忽略,例如管理辦公室的行政人員,清潔費,臨時維修費,管理費,和公用設施的成本等等。查看我們的成本效益計算器,可以幫助公司更了解這些成本是如何計算。

還有另一方面,許多人都不會考慮到的,便是會議室所需的空間成本。除非會議室需要使用,否則它也只是一個被閒置的地方。在共享工作環境中,會員可根據其配額來使用會議室,意思是需要使用的時候才需要付錢。

網絡潛力

企業領導者不能低估社交互動和社區的力量,一些能夠幫助公司成長的元素。共享工作其中一個主要因素是會員之間能夠輕易地與志同道合的小企業建立網絡,然後發展成更大的生意。原則是讓人們共同成長,而重點是在建立圍繞社區的需要和優次的機會時,這份成功便能惠及所有人。

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對theDesk而言,每位會員都很重要。 我們定期舉辦社區活動,鼓勵會員和鄰舍之間的聯繫和合作。

傳統辦公室用以幫助管理者經營其業務,而人際網絡和社區則在辦公室環境以外的地方,而非在辦公室內建立。大型的跨國公司正正是看準這個優勢,開始投放員工在共享工作空間,藉以幫助他們擴大其網絡和發展。

生活元素

共享工作的現象建基於最小型的公司亦能夠負擔得到,以及能夠在辦公室的環境中有所受益。在一個辦公室空間中存在著很多不同類型的人,能允許社交互動,而這種社交互動是在家辦公不能做到的。在表面上看,很多共享工作公司都會添加不同的生活元素,例如家居的家俱,和非傳統辦公室的設施,如乒乓球桌、梳化和散裝啤酒,一些與傳統辦公室理念截然不同的設施。然而,這不僅是個表面上的變化,更多的是把co-work 2.0向前推進,將彼此(會員和鄰舍)拉近距離,這也是為什麼這種趨勢已經開始在整個辦公行業產生連鎖反應的原因。

靈活辦公解決方案的未來

世邦魏理仕(CBRE)最近發布的亞太租戶調查顯示,直到2020年,64%的跨國公司將會使用某種形式的第三方辦公空間。當我們研究這種轉變的潛在動機時,發現這種趨勢很大機會會持續下去,甚至加速。隨著世界各地不同的中小企和跨國公司都在尋找能夠降低風險和改善效率的方法,靈活的辦公室租約和共享工作所帶來的好處亦在增加,這也成為許多傳統辦公室租約的替代方案。

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