趨勢及見解

大規模工作實驗

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武漢新型冠狀病毒(Covid-19)爆發帶來一個意想不到的情況,就是大規模工作實驗,數以百萬計的中國員工未來數星期要在家工作,工作表現會變得怎樣?

猜疑

2013年,雅虎行政總裁Marissa Mayer下令雅虎員工不准再在家工作,理由?她寫道:

            好的決策和主意多是靠在走廊和飯堂閒聊、認識新同事和即興會議中生出來的。

雖然她這番話說得很對,但隱藏了陰暗和猜疑一面。她曾登入伺服器,查探在家工作的員工有否登入公司系統,以登入次數斷定員工正在偷懶。《Deep Work深度工作力》作者Cal Newport在書中指Mayer只是「懲罰員工花太少時間查電郵(登入公司系統的首要原因)。」

分心

他指出大部分機構不懂連繫和接通的分別,員工登入公司系統是接通,但當員工正式及非正式的交流才是連繫。

對Mayer來說,接通等同工作。然而,一個人廿四小時接通網絡,會被電郵、短訊、即時通知、瀏覽器無數頁面等五花八門的數碼程式分心,未必全跟工作有關。這些員工即使在辦公室上網,也只是裝個樣子,坐在書桌前扮勤力回電郵,但誰知他們實際正做甚麼。

由數碼連結的辦公室總有無止境的紛擾,對工作表現影響極多。很多上班族平均每三分鐘轉換手頭上工作,意味我們無法專心一志完成首要任務。

為此,我們只好延長工作時間,在辦公室花的時間越來越長。有些人以工作時間長沾沾自喜,以此肯定自己刻苦耐勞,也有人更埋頭苦幹,務求在限時內完成所有工作。

延長工間的影響深遠,我們少了跟摯親相處的機會,犧牲休息和復原的時間,不論在家裡或公司變得煩躁不安,認知功能逐漸減退。不幸的是,埋頭苦幹會危害員工的身心,導致專注力不足、高血壓、精疲力竭或更差的情況。

深度工作

如今局勢令大家難以上班工作,大家在家工作不應遭受類似Mayer的網絡審查。在家工作的員工有可能更有效率,比在公司更加專心一志。

當大家工作時專心一致,便能把報告寫得仔細,將簡報設計得精緻,其他工作也能盡善盡美,不再像以前在辦公室因為分心,要倉促把工作草草做完。

這些員工還可以花更多時間與摯親相處,睡得安寧,不再煩躁不安(當然也毋須為病毒憂慮)。

協同工作

在家工作無疑會影響同事之間的合作,雖然數碼工具成就視像合作,但因模式比較正規而且使用步驟相對複雜,難以深化人與人的連繫。

協同工作有兩種模式——正式和非正式。

正式做法涉及與同事會面,以解決複雜的問題。這些會議不應有議程,也不應限時間,直至覓出解決方法,令任務完成。參加者應全面了解自己下一步的角色,這就需要在不同崗位的個人深度工作。谷哥發現愈肯花時間合作的團隊,愈能迅速有效解決問題。

非正式合作在公私融合的邊際空間進行,如咖啡店、酒吧和餐廳。員工把酒言歡,談笑風生,看法和幻想也滔滔而來,這是正式環境不會出現的,用心聆聽之下,可以從這些對話中演化出不少的可能性,或一個個新的解決方案。Alex Pentland關於合作的研究指出,定期非正式聚會可以將團隊表現提升50%,因此谷哥辦公室有這麼多吃喝玩樂的空間。

毫無疑問,中國在家工作政策難免影響合作表現,可能令一些公司的創意及創新方法短期退步。

在家工作不會因為辦公室的種種元素而導致分心,這回如何影響生產力以及工作的質與量,這是值得深思的問題。如果觀察到員工開始提升工作表現,同時有更多時間與摯愛相處、休息復原,那的確會是我們重要一課。

度身訂造的深度合作空間:工作的未來?

不幸的是,大部分公司有充分理由不考慮這個意外實驗的好處,然而,它起碼給我們一個機會,思考一間機構如何善用深度合作的工作模式,同時確保員工福祉和認知表現。

其中一個結果就是人們重新評估空間的使用。如果我們發現最好的深度工作原來發生在遠離辦公室的地方,例如配合各人的家裡、海灘或咖啡店,我們應該怎樣重新組織對辦公室的處理方法?

這件事並不牽強,「只問結果的工作環境」哲學已證明十分成功。

如果我們不需辦公室,也能得到好的深度工作,辦公室還有何用?工作的其中一個重要元素是歸屬感。機構文化應讓我們與其他人分享共同價值觀,成為我們的歸屬處。如果這種隨處工作的超彈性做法成為常態,我們會失去這種歸屬感嗎?

除了歸屬感,合作對工作表現十分重要,應該得到支持,因此我們需要一個空間,促進大家正式和非正式的合作。

無容置疑,共享工作不單造就社區,也促成合作。社區合作的成員讓在家工作的人,可以在度身訂造、設施完善的社區合作空間連結起來,共同解決複雜的問題,增加歸屬感。


roundPegz成員Richard Claydon撰文:
roundPegz成員Jonathan Hood插圖:

roundPegz 是一群顛覆性思想家,與theDesk合作,在複雜而競爭激烈的世界為社區成員更上一層,建立深度行業知識及建立意義深遠的關係。

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